Help, ik moet werken in een projectgroep

Illustratie door Paperclear.nl

Vrijwel elke eerste les van de periode is het zover. Op het moment dat ik de opdracht uitleg wordt er gevraagd: doen we dit alleen of in groepjes? Als ik vertel dat het groepswerk is, zijn de reacties uiteenlopend. Sommigen vinden het fijn en gaan graag met dezelfde groep als vorige periode aan de slag. Een aantal hebben er een hekel aan omdat ze afhankelijk zijn van de ander. Ook is er een groep die het vervelend vindt omdat ze niet altijd een vast groepje hebben waar ze mee om gaan, dus dan is het telkens weer spannend waar ze terecht komen. De volgende vraag is vaak of ik de groepjes maak of dat ze dat zelf mogen doen. Als de groepjes eenmaal bekend zijn, kan je dus van start. Maar hoe werk je op een goede manier in een projectgroep? Ik geef je in dit artikel 6 tips die ervoor kunnen zorgen dat het jou gemakkelijker af gaat en zodat het project misschien toch een succes kan worden!  

1. De opdracht goed begrijpen

Eenmaal in het groepje is het goed om eerst een duidelijk beeld te krijgen van de opdracht. Zo kan je samen bekijken wat de gezamenlijke taak is die volbracht moet worden. Van daaruit kan je met elkaar bespreken hoe het gewenste resultaat bereikt kan worden. Een groot voordeel van duidelijkheid hebben over de opdracht, is dat je op een eerlijke manier taken kunt verdelen. Je hebt dan namelijk een betere indruk van het te verzetten werk.

2. Taken verdelen

Als de opdracht helder is, kan je met elkaar bekijken welke taken er allemaal te verdelen zijn. Bekijk goed wat ieder voor zich moet doen en ook wat er verdeeld zou kunnen worden onder de projectleden. Onlangs zag ik een groepje die alle onderdelen/taken netjes op een rij had gezet. Daarachter werd geschreven wie het oppakte en ook op welke termijn. De taakverdeling wordt zo overzichtelijk (in een oogopslag is te zien of het een beetje eerlijk gaat) en meetbaar. Je kunt zien of iemand de taak volbracht heeft op de genoemde datum.

De taakverdeling is een cruciaal moment voor een fijne samenwerking. Gebeurt het in overleg of worden taken bij elkaar opgelegd? Welk gevoel heeft iedereen bij de taak, is er ondersteuning van een groepslid nodig of kan iemand het alleen? Neem dus goed de tijd om samen te bespreken wat de taak precies is en wat de ander nodig heeft om de taak te kunnen vervullen. Het kan helpen om in de taakverdeling tussen haakjes nog een naam te plaatsen van de persoon waarmee je gaat sparren. Zo heeft iedereen wel een eigen verantwoordelijkheidsgebied maar is het ondersteunen ook gelijkmatig verdeeld.

3. Zet iedereen in zijn/haar kracht

Het kan slim zijn om eerst bij elkaar te inventariseren welke kwaliteiten/krachten iemand heeft. Die eigenschappen of talenten kan je inzetten tijdens het project. Naast dat werken in je kracht je een goed gevoel geeft, kan het ook de voortgang van het project vergemakkelijken. Mocht je willen experimenteren met een taak die nieuw is; helemaal goed natuurlijk! Misschien is het dan wel fijn om een sparringspartner te hebben zoals hierboven beschreven.

4. SMART afspraken maken

Bij elke samenwerking is het goed om verwachtingen en wensen af te stemmen. Eerder schreef ik al hoe je dat kunt doen. Zorg ervoor dat de afspraken meetbaar en specifiek zijn, zodat je elkaar gemakkelijk kunt aanspreken.

5. Gezamenlijk de check doen van het werk

In je projectplanning verdeel je taken, maar je moet zien te voorkomen dat iedereen op een eilandje gaat werken. Uiteindelijk is het project een geheel waarbij de verschillende onderdelen een relatie hebben tot elkaar. Communicatie over het werk is daarbij van belang. Daarbij is het goed om tussentijdse metingen te doen: waar staan we? Wat is nog nodig? Hoe verhouden de verschillende onderdelen zich tot elkaar? Gaat het allemaal goed samen? Bespreek ook tussentijds hoe de samenwerking gaat. Op die manier kan je tijdig signaleren wat er niet goed gaat en bijsturen voordat het te laat is.

Feedback geven

Tijdens zo’n tussentijdse meting kan je er ook voor kiezen om elkaar feedback te geven op het werk. Wat vind je dat er goed uit ziet? Wat kan het nog sterker maken? Op die manier kan je het niveau van de onderdelen en het totale project optillen naar een hoger niveau. Gebruik hierbij ook zeker de feedback van de docent of projectbegeleider.

6. Gebruik de lessen

De lessen zijn een belangrijk moment bij groepssamenwerking, omdat dat de momenten zijn waarop je elkaar sowieso ziet (als iedereen er is). Zeker als je buiten school niet met elkaar om gaat, is het goed om die momenten effectief te gebruiken zodat je op schema blijft lopen. Eerder schreef ik al dat de spanning en stress van een minder goed uitgevoerd project niet opweegt tegen de ontspannenheid die je ervaart als je alles netjes en goed met elkaar afgestemd af kunt ronden.

Wat doe je als je de samenwerking niet plezierig vindt?

Heel vaak is het zo dat je andere verwachtingen hebt van een samenwerking en dat het niet goed loopt. Een groot deel kan je ondervangen door serieus met elkaar in gesprek te gaan over de verwachtingen die je hebt ten aanzien van het project. Hierboven heb ik beschreven hoe je dat kunt doen. Maar soms willen goede afspraken niet betekenen dat een ander het ook allemaal netjes naar verwachting uitvoert.

Laat het in zo’n situatie niet te hoog oplopen. Geef vanaf het begin aan waar je tegenaan loopt. Als je wacht totdat het je écht begint te irriteren, is het al te laat. Dan ga je namelijk vanuit emotie met elkaar in gesprek en dat is niet altijd constructief. Het roept dan meer weerstand en irritatie bij elkaar op dan je gewenste resultaat; dat de ander het eens is met wat je zegt en zijn/haar best gaat doen om het gedrag aan te passen. De tussentijdse meting introduceren kan hierbij ook helpen, omdat je dan nog op tijd kunt bijstellen.

Hoe spreek je de ander aan?

Zorg ervoor dat je dus specifieke verwachtingen afstemt, die meetbaar zijn. Vertel wat je ziet en wat het effect daarvan op jou is. Geef vervolgens aan wat je verzoek is; welk gedrag zou je liever zien bij je groepsgenoot? Daarbij is het belangrijk om niet meteen vanuit oordelen het gesprek aan te gaan; informeer eerst waarom iets niet lukt of niet gelukt is. Misschien lukt het de ander niet of speelt er privé iets wat aandacht vraagt. Daarop volgend kan je alsnog aangeven wat het met je doet dat de ander zijn/haar afspraak niet nakomt. Je kunt dan samen bespreken wat nodig is om het project toch op een succesvolle manier af te ronden. Bespreek met elkaar hoe de ander zijn/haar werk nog kan inlopen en geef de ander oprecht een nieuwe kans.

Blijft het niet werken? Je kan geen contact krijgen? Wees dan je eigen leider en spreek je zorgen uit naar de docent/projectbegeleider. Hij/zij kan met jou meekijken hoe het probleem op te lossen is. Stap 1 is wel om eerst zelf contact op te nemen met de persoon in kwestie, voordat je naar je docent/projectbegeleider stapt.

Heel veel succes!

Tips ook bekijken? Dat kan ook m’n YouTube-kanaal

Onderdeel worden van de Blijven Leren community?

Door mij te volgen op sociale media en je gratis te abonneren in de sidebar, kan je deel uit blijven maken van de Blijven Leren community. Wil je meer dan dat? Ik verzorg workshops & inspiratiesessies en ik ontwikkel lesbrieven en content voor de vo en mbo-docent. Hier vind je meer informatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *