Een focusgroep organiseren op afstand

Voor iedereen die in het onderwijs werkt is dit een bijzondere tijd. Naast dat je in het lesgeven uitgedaagd wordt om flexibel te zijn, betekent het vanuit huis werken ook wat voor onderzoekers. Hoe kan je online een gestructureerde focusgroep organiseren, die je zinvolle data oplevert? Vorige week stond ik voor datzelfde vraagstuk. In dit blog vertel ik je hoe ik op een succesvolle wijze een focusgroep op afstand heb georganiseerd. 

Een focusgroep met docenten

Ik doe onderzoek naar de onderwijsbehoeften binnen het klaslokaal van de studenten die doorgestroomd zijn van andere mbo-opleidingen naar onze opleiding en wat het onderwijsteam kan doen om daaraan tegemoet te komen. Voor dit onderzoek had ik al vier focusgroepen gehad met studenten en wilde ik een laatste focusgroep organiseren met docenten. Op dat moment sloten de scholen de deuren en werd er vanuit huis gewerkt.

De focusgroep zou uit verschillende onderdelen bestaan: resultaten delen van de vier focusgroepen met studenten, de docenten geven aan hoe zij die resultaten ervaren, de docenten besluiten waar ze wat mee willen doen in de organisatie en tot slot moet duidelijk worden van de docenten nodig hebben om dat te realiseren (op het gebied van organisatie en professionalisering). Met een gestructureerde aanpak is het mij gelukt om de data te verzamelen!

De voorbereiding

Zelf heb ik goede ervaringen met ZOOM, dus ik heb ervoor gekozen om met die applicatie te werken. Je kunt ook werken met Microsoft Teams of Blackboard Collaborate. Ik zou vooral adviseren om te werken met een medium of applicatie dat iedereen kent. Een voordeel van het thuiswerken is dat ook minder digitaal vaardige docenten inmiddels de basisvaardigheden hebben, om mee te doen met jouw online focusgroep!

Van tevoren heb ik een duidelijke structuur uitgedacht en mijn teamleden goed geïnformeerd over de werkwijze. De ZOOM-sessie heb ik wat eerder open gezet, zodat ik docenten op weg kon helpen waarvan de audio of de camera niet werkte. Ook vertelde ik per e-mail welke benodigdheden de docenten nodig hadden om mee te kunnen doen en dat het handig is om alvast een WORD-document open te zetten voor één van de werkvormen die ik had bedacht. Dit was allemaal bedoeld om een efficiënte sessie te kunnen hebben, waarbij men niet onrustig zou worden.

Mijn werkvorm

Ik heb de volgende stappen doorlopen in mijn ZOOM-sessie:

1. Introductie onderzoek en werkwijze – 5 min
2. Presentatie van de resultaten via een gedeeld scherm – 5 min
3. Interviewer vraagt de docenten om de resultaten in de woudcloud te bekijken en voor zichzelf te bedenken hoe zij dit beleven. Dit typen zij in een WORD-bestand. Naderhand zal de interviewer iedereen één-voor-één langsgaan om het te bespreken en het is fijn als de respondenten het WORD-bestand willen delen per e-mail. – 5 min
4. De interviewer vraagt aan de docenten welke associaties zij veelal horen van elkaar. De interviewer schrijft daarnaast mee om dat in kaart te brengen. – 5 min
5. De interviewer gaat terug naar de wordcloud en vraagt de docenten om te prioriteren. Hiervoor wordt de ranking tool van Mentimeter gebruikt – 10 min.
   1. Wat wil het onderwijsteam het liefst aanpakken? Wat heeft de grootste urgentie?
   2. De docenten maken ieder individueel een top 3 en op het scherm verschijnd het gemiddelde.
   3. De docenten bepalen daarna samen of dat inderdaad de belangrijkste 3 punten zijn
6. De interviewer bespreekt met de docenten wat ze willen aanpakken en gaat hier telkens één voor één de docenten bij langs. Als iemand wil aanhaken steekt hij/zij virtueel de hand op (zie hieronder hoe dat eruit ziet) Vragen die aan bod komen zijn: – 25 min.
   • Wat is ideale situatie?
   • Wat heb je nodig om er te komen?
   • Hoe zou je daar willen komen / professionalisering?
7. De interviewer rondt af en vertelt hoe het vervolg van het onderzoek zal verlopen – 5 min.

Een aantal tips voor je focusgroep

Om de focusgroep goed te laten verlopen, wil ik nog een aantal tips met jullie delen:

• Kies een medium of applicatie dat makkelijk werkt, het is slim om te kiezen voor iets waar het team op dit moment al mee werkt bij afstandsonderwijs of -vergaderingen;
• Bereid je online-sessie goed voor met per fase uitgeschreven hoe je het gaat doen en hoelang dat onderdeel duurt. E-mail dit de deelnemers zodat zij zich hier ook op kunnen voorbereiden;
• Ruim tijd in om iedereen te laten landen, bij voorkeur zet je de sessie een half uur eerder open zodat je iedereen kunt laten ‘binnen komen’ en je audio- of webcamprobemen kunt oplossen;
• Houd in je voorbereiding rekening met de online-etikette en gebruik die ook:
  • Niet aan het woord? Zet de microfoon uit.
  • Willen deelnemers wat zeggen? Laat ze het typen in de chat of een virtuele hand op steken.
• Gebruik simpele (online) tools om efficiënt en effectief informatie te achterhalen:
  • Mentimeter voor een poll of een ‘ranking’
  • Deel je scherm om resultaten te delen (dat kan bij vrijwel elk medium)
  • Opdracht voor deelnemers om in een WORD-bestand een associatie te maken en die laten doormailen.
• Wees kort en bondig in je instructie en ga altijd één voor één alle deelnemers langs tijdens het gesprek. Uiteraard kan men ook op elkaar reageren volgens de etikette. Zorg dat je iedereen betrekt net zoals in een normale focusgroep;
• Vraag de deelnemers om achteraf het transcript te bekijken, zodat ze nog aanvullingen kunnen doen als dat wenselijk is;
• Denk van tevoren na over wat er fout kan gaan door een tabelletje te maken met het probleem en de oplossing die je daarvoor bedenkt, dan kan je snel schakelen tijdens de online-sessie.

Je kunt in je introductie dezelfde stappen doorlopen als normaal zoals de uitleg dat je het gesprek opneemt (wel opnemen of even een dictafoon voor je laptopluidspreker zetten) en dat het transcript wordt toegestuurd. Ook kan je per e-mail vragen of de deelnemers een toestemmingsformulier willen invullen.

[Lees verder onder de video]

Instructievideo ZOOM

Veel succes!

Ga jij binnenkort ook een focusgroep op afstand uitvoeren? Ik wens je heel veel succes. Wil je meer tips over afstandsleren of vergaderen op afstand, bekijk dan dit artikel.

Word ook onderdeel van de Blijven Leren community!

Op sociale media praten we verder over onderwijs en delen we tips met elkaar. Volg Blijven Leren op Facebook, Youtube en Instagram. Wil je meer dan dat? Bekijk hier meer informatie over mijn diensten en samenwerken.