Op afstand overleggen of vergaderen

afstand overleggen blijven leren

Vanwege het coronavirus waren scholen (gedeeltelijk) gesloten. Dit artikel is in maart geschreven en gaf tips voor het begin van vergaderen op afstand. Bij afstandsleren is het een uitdaging om de kwaliteit van het onderwijs te blijven garanderen. Ik heb veel leraren hun uiterste best zien doen om de klus samen te klaren: online en offline. De afgelopen tijd heb ik wat handigheidjes ontdekt in het online overleggen en vergaderen, die ik in dit artikel graag met jullie wil delen. Wil je weten wat je concreet met je klas zou kunnen doen? Dan zijn dit artikel over lesgeven op afstand en dit artikel met online lesideeën voor jou interessant. 

Technologie inzetten ≠ effectief overleggen

In het artikel over lesgeven op afstand gaf ik aan dat technologie aanbieden niet gelijk staat aan leren. Als het gaat om online overleggen of vergaderen, kan ik inmiddels stellen dat technologie inzetten ook niet betekent dat je effectief overlegt. We kennen allemaal de nachtmerrie die collega’s ervoeren toen ze hun microfoon niet aan de praat kregen of waarvan het systeem zegt dat ze niet kunnen inloggen. De rest van het team is inmiddels al lang en breed in overleg, en daar zit je dan… Nee, samen in een online ruimte zitten betekent niet meteen dat je overleg effectief verloopt.

Denk na over je aanpak

Voordat je met elkaar in een Skype-sessie hangt, zou ik je willen aanraden om na te denken over je aanpak en de doelstelling. Je kunt jezelf (of de groep waarmee je de sessie organiseert) een aantal vragen stellen:

  • Wat is het doel van de sessie?
  • Wie hebben we nodig om dat doel te bereiken (en moeten we dus uitnodigen)?
  • Met welk resultaat aan het einde van de sessie zijn we tevreden?
  • Hoe behalen we dit resultaat?
  • Welke informatie of documenten hebben we voorafgaand aan de sessie al moeten krijgen om de sessie nuttig te laten zijn?
  • Wie heeft welke rol in de sessie (bijv. wie leidt, wie wordt bevraagd, wie notuleert en wie verzorgt de samenvatting)?
  • Hoe gaan we de sessie structureren?
  • Welk alternatieve plan is er, als deze aanpak niet werkt?
  • Hoe geven we een vervolg aan de sessie?

Over het structureren geef ik zo nog een aantal tips.

Zorg voor de juiste materialen

Wellicht is deze alinea overbodig, toch zet ik hem er even in. Om online te kunnen overleggen heb je bepaalde materialen nodig. Het werkt het prettigst als je op een laptop of computer werkt. Daarnaast moet er een goede internetverbinding zijn. Als je zichtbaar wil zijn tijdens het overleg, moet je daarnaast een webcam hebben. In de meeste wat nieuwere laptops zit automatisch een webcam ingebouwd. Hetzelfde geldt voor een microfoon. Om verstaanbaar te zijn via een microfoon, kun je ook oordopjes gebruiken die je normaal gebruikt om muziek te luisteren. Vaak zit daar ook een microfoontje in. Je kunt de webcam met een USB aansluiten op je computer of laptop en de microfoon kun je inpluggen in het poortje waar je normaal een koptelefoon aansluit.

Tools of applicaties voor overleggen op afstand

Hieronder zal ik wat tools of applicaties delen die je kunt inzetten om op afstand te overleggen. Een aantal zullen je bekend voorkomen, omdat je ze ook kunt gebruiken als je op afstand lesgeeft. Daarover schreef ik eerder al een artikel.

Overleggen via Microsoft Teams

Veel organisaties hebben de beschikking over Microsoft Teams. Online zie ik dat veel mensen er ontzettend enthousiast over zijn, net zoals ik zelf. APS IT-diensten heeft een afspeellijst gemaakt met video’s waarin wordt uitgelegd hoe je op afstand kunt lesgeven. Ook vind je er informatie over het deelnemen aan vergaderingen. Dat kan je natuurlijk met je teamleden doen. Eén van de video’s zal ik delen en de rest van de afspeellijst vind je via YouTube rechts in de balk. In de zakenwereld wordt al langer gewerkt met deze tool en een voordeel is dat je verschillende functionaliteiten kunt combineren. Naast dat je dus kun chatten en (video-)bellen, kan je ook samen in documenten werken en een community bouwen waar je materialen deelt.

[Lees onder de video verder]

Overleggen via Zoom

Ik heb in het beginstadium met collega’s overleg gehad via Zoom. Je kunt deze tool prima gebruiken om virtueel te vergaderen. Hiervoor moet je een account aanmaken als je een meeting wil aanmaken. Als deelnemer kan je voldoende hebben aan de link die je krijgt als iemand je per e-mail uitnodigt. Er opent dan namelijk automatisch een venster om de ‘software’ te installeren. Je kunt 40 minuten gratis video-bellen, anders moet je betalen. Dit is alleen als je met meer dan 3 in de sessie wil, één-op-één kan je wel langer dan 40 minuten video-bellen. Als ‘work-around’ kan je gewoon na 40 minuten als je nog niet klaar bent een nieuwe starten. Meer info over prijzen lees je hier. Gynzy maakte een handige handleiding die ik met jullie wil delen. Bekijk in onderstaande video hoe je kunt deelnemen aan een Zoom-meeting:

[Lees onder de video verder]

Overleggen via Skype voor Bedrijven

Een andere applicatie die ik in het begin gebruikte was Skype voor Bedrijven. Het kan zo zijn dat de school waar jij werkt dit al heeft ingekocht. De applicatie is onderdeel van de Microsoft Apps. Via je menubalk kun je de applicatie vinden en je aanmelden met je werk e-mailadres. Als dat inloggen niet werkt, kan het zijn dat je soms met je volledige naam (e-mailadres) moet inloggen of met een afkorting. De Universiteit van Amsterdam heeft een video gemaakt waarin je ziet hoe Skype voor Bedrijven werkt. Zij hebben een tegel op het bureaublad. In mijn geval stond de applicatie in mijn menu onder Microsoft.

[Lees onder de video verder]

Andere mogelijkheden om te overleggen

Er zijn veel teams die werken met een groepsapp op WhatsApp, omdat veel mensen tegenwoordig een smartphone hebben. Zeker in de begintijd van het coronavirus werkte dat handig. Het voordeel daarvan is namelijk dat de lijntjes heel kort zijn. De nadelen zijn dat je 24/7 bereikbaar bent en dat het een grote brei aan informatie en vragen kan worden. Enige structuur aanbrengen in wat je wel en niet bespreekt in de groepsapp is verstandig. Zeker omdat het werken op afstand nu langer gaat duren, is het creëren van een handige overlegplek via je laptop in plaats van op je telefoon noodzakelijk. Per e-mail kan je prima contact onderhouden. Je merkt nu dat de Zoom-, Microsoft Teams- of Skype voor Bedrijven-sessies gebruikt worden voor inhoudelijker overleg en dat de samenvatting en de korte vragen via de e-mail verschijnen. Nu we wat meer op locatie kunnen overleggen vanwege de versoepelingen, worden face-to-face meetings weer vaker georganiseerd. Mijn tip is om zulke overleggen bewust in te richten. Kies bewust wat online en offline plaats kan/moet vinden. En houd uiteraard anderhalf meter afstand, dus richt je lokaal/ruimte daar op in.

Tips voor structuur tijdens een online-sessie

De afgelopen dagen heb ik gemerkt hoe fijn structuur en duidelijkheid zijn in een online-sessie. Duidelijkheid over de manier waarop we het als team gaan aanpakken, wanneer wie bij elkaar komt, op welke manier je aangehaakt kan blijven als je thuis werkt, hoe de communicatie loopt en van welke zaken we afhankelijk zijn van anderen binnen de organisatie. De informatievoorziening verliep gestructureerd: belangrijke informatie voor de teamleden per e-mail, de thuiszitters werden in een online-meeting bijgepraat, via de groepsapp werd verwezen naar wie bepaalde informatie had zodat het gesprek per e-mail of online-meeting verder kon gaan. De overlegstructuur die we normaal hanteren werd zoveel mogelijk aangehouden, namelijk overleggen in subteams en in je vakgroep. Waar nodig kwamen mensen bij elkaar en werd er een laptop neergezet waar je online mee kunt doen als je thuis werkt. Hoe breng je dan structuur aan in een online-meeting? Een aantal tips:

  • Voorafgaand aan de meeting is duidelijk geworden wat het doel is en wie de leiding neemt. Zorg dat iedereen in de sessie ‘binnenkomt’ en zet ze eventueel even ‘on mute’ (geluid uit). Dat helpt om duidelijk te vertellen wat de bedoeling is van de sessie en hoe het verloopt. Geef daarin ook aan hoelang de sessie zal duren en hoeveel tijd voor welk onderdeel bedacht is.
  • Check dan of iedereen het kan horen en zien. Dat kan je doen door ze ‘Ja’ te laten typen in de chat of dat ze ‘hun hand opsteken’ (in een aantal tools is dit een functionaliteit). Je kan ze ook even wat laten zeggen om te kijken of jij hen ook kan horen.
  • Je kunt afspreken dat mensen de vragen die opborrelen in de chat stellen, zodat je daar later op terug kunt komen. Je kunt ook afspreken dat je iedereen een-voor-een langsgaat om ze even te horen, zodat mensen weten dat ze hun spreektijd hebben.
  • Wees kort en bondig tijdens de sessies, daardoor kunnen mensen er makkelijker bijblijven.
  • Rond af met een samenvatting en geef aan hoe het vervolg plaatsvindt. Bijvoorbeeld dat nu eerst de samenvatting per e-mail wordt gedeeld en dat men nu in hun vakgroep aan de slag kunnen met de gemaakte afspraken.

Word ook onderdeel van de Blijven Leren community!

Op sociale media praten we verder over onderwijs en delen we tips met elkaar. Word bijvoorbeeld lid van de besloten groep en volg Blijven Leren op Facebook en Instagram. Wil je meer dan dat? Bekijk hier meer informatie over mijn diensten en samenwerken.

Wil je meer weten over concrete toepassingsmogelijkheden van digitale tools in de klas of online les? Blijven Leren heeft een online cursus ontwikkeld over digitale tools in de klas. In die cursus kun je aan de hand van instructievideo’s met verschillende tools aan de slag. Ook leer je aan de hand van kennisclips en voorbeelden verschillende manieren om tools in te zetten bij afstandsonderwijs, differentiatie en hoe je de motivatie van de lerende kan blijven prikkelen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *